Erste Schritte mit bookyoo

Was Sie brauchen

Nur eine E-Mail-Adresse. Keine Kreditkarte für die Testphase, nichts zu installieren: bookyoo läuft direkt im Browser, am Computer oder am Handy.

Möchten Sie zuerst alles vorbereiten?

Nehmen Sie sich 10 Minuten, um Ihre Einstellungen auszufüllen (Identität, Steuern, Währung, AGB, Zahlungsmethoden). Ihre Angebote und Rechnungen sind dann ab dem ersten Versand vollständig und konform. Siehe Konto einrichten.

Und danach?

Sobald Ihr erstes Angebot gesendet ist, können Sie es verfolgen (gesendet, gesehen, angenommen), es mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln und dann bezahlt werden. Jeder Abschnitt dieser Anleitung behandelt einen Schritt.

Identität Ihres Unternehmens

Geben Sie Ihren Firmennamen, Ihren Handelsnamen (die angezeigte Marke), Ihre Kontaktdaten und Ihr Logo an. Der Kontoinhaber wird zum Standard-Unterzeichner: Name und Funktion erscheinen unten auf Ihren Angeboten und Rechnungen.

Land, Steuern und Währung

Wählen Sie Ihr Land und Ihre Region: bookyoo wendet automatisch die richtigen Steuern und Bezeichnungen an (GST/QST in Quebec, GST/HST im übrigen Kanada usw.). Legen Sie auch die Währung und die Standardsprache Ihrer Dokumente fest und geben Sie Ihre Steuernummern an, falls zutreffend.

AGB (Anhang A)

Eine gebrauchsfertige AGB-Vorlage ist enthalten und wird Ihren Angeboten hinzugefügt, bereits mit Ihren Daten ausgefüllt. Auf jedem Dokument können Sie sie per Schalter ein- oder ausblenden. Pro erlaubt, eigene AGB zu personalisieren oder zu importieren (Link oder Datei).

Zahlungsmethoden (optional)

Fügen Sie Ihren Zahlungslink (Stripe, PayPal, Wise), eine Überweisung oder eine IBAN hinzu. bookyoo berührt das Geld nie: es zeigt nur Ihre Angaben an, und Ihr Kunde zahlt Ihnen direkt. Standardmäßig deaktiviert — Sie entscheiden.

Ihr Team Business

Arbeiten Sie allein? Nichts zu tun: Sie sind der Standard-Unterzeichner. Im Team laden Sie Personen ein und geben jeder eine Rolle (Administrator, Angebotserstellung, Zeiterfassung) und wählen den Standard-Unterzeichner Ihrer Dokumente.

Leistungskatalog Pro

Erstellen Sie einmalig Ihre wiederkehrenden Leistungen und Produkte (Beschreibung, Preis, Einheit), um sie mit einem Klick in jedem Angebot wiederzuverwenden — schneller und konsistent.

Geführter oder erweiterter Modus?

Der geführte Modus eignet sich ideal für den Einstieg: er stellt eine Frage nach der anderen. Der erweiterte Modus zeigt alles auf einer Seite — praktisch, wenn Sie sich sicher fühlen. Mit einem Klick wechseln Sie zwischen beiden.

Ihre Zeilen hinzufügen

Geben Sie Zeilen von Hand ein oder übernehmen Sie sie aus Ihrem Katalog. Pro Zeile: Beschreibung, Menge, Preis. Wenden Sie bei Bedarf einen Rabatt an (Betrag oder Prozentsatz) — Summen und Steuern berechnen sich von selbst.

Die Live-Vorschau

Rechts im Bildschirm aktualisiert sich das fertige Dokument bei jeder Änderung, in der Sprache, die Sie für das Dokument gewählt haben. Keine Überraschungen: Was Sie sehen, erhält Ihr Kunde genau so.

Versandwege

• Teilen — das PDF geht als Anhang von Ihrem Handy aus (Nachrichten, E-Mail …).
• Herunterladen — Sie erhalten das PDF und senden es selbst.
• Sicherer Link Pro — eine E-Mail mit einem Link, der nach 30 Tagen abläuft und nur begrenzt geöffnet werden kann. Sie sehen, wann er aufgerufen wurde.

Die Antwort verfolgen

Der Status des Angebots ändert sich von selbst: gesendet, dann gesehen, dann angenommen. Unter „Meine Angebote“ sehen Sie auf einen Blick, wo alle stehen.

Eine Rechnung erstellen

Zwei Wege: aus einem Angebot („Neue Rechnung“ → „Aus einem Angebot“: Kunde, Zeilen und Beträge werden übernommen) oder von Grund auf, genau wie ein Angebot, aber im Rechnungsmodus.

Warum zeigt meine Rechnung „ENTWURF“?

Solange eine Rechnung nicht offiziell gesendet oder heruntergeladen wurde, bleibt sie ein Entwurf ohne Nummer. Das ist gewollt: Ihre Nummerierung bleibt lückenlos und konform. Die Nummer wird in dem Moment festgelegt, in dem Sie die Rechnung wirklich ausstellen — beim Senden oder beim Herunterladen, wenn Sie es wünschen.

Ihre Zahlungsmethoden anzeigen

Aktivieren Sie die Zahlungsmethoden auf der Rechnung, um Ihren Link und Ihre Angaben anzuzeigen. Ihr Kunde klickt und zahlt Ihnen direkt; bookyoo wickelt die Zahlung nicht ab.

Als bezahlt markieren

Wenn Sie die Zahlung erhalten, markieren Sie die Rechnung unter „Meine Rechnungen“ als bezahlt. Ihre Übersicht bleibt aktuell für Ihre Berichte und Ihre Steuerberatung.

Ihre Stunden erfassen

Unter Zeit erlaubt ein Wochenraster die Eingabe der Stunden nach Kunde und Tätigkeit, Tag für Tag. Die Summen werden automatisch gebildet.

Zeit abrechnen

Wählen Sie die abzurechnenden Stunden und erzeugen Sie eine Rechnung aus der Zeit: Zeilen und Beträge werden für Sie erstellt, versandbereit.

Im Team Business

Jedes Mitglied erfasst seine Zeit. Sie verfolgen die Stunden pro Mitarbeiter, mit einem Kostensatz und einem abrechenbaren Satz pro Person, und erzeugen einen Lohn-Export im Format der Lohnabrechnungsdienste (QC/CA).

Was Sie sehen

• Ihren Umsatz und die Anzahl der Angebote und Rechnungen im Zeitraum.
• Die offenen Angebote und unbezahlten Rechnungen zum Nachfassen.
• Die Zeit, erfasst, abgerechnet und noch abzurechnen.

Zeitraum wählen

Wechseln Sie zwischen den letzten 30 Tagen und Ihrem Geschäftsjahr (dessen Enddatum Sie in den Einstellungen festlegen). Die Zahlen passen sich automatisch an.

Jemanden einladen

Unter Personal geben Sie E-Mail und Rolle ein: die Person erhält eine Einladung und tritt mit einem Klick Ihrem Konto bei, ohne Passwort anzulegen.

Vertreter und Unterzeichner

Jedes berechtigte Mitglied kann Vertreter sein (derjenige, dessen Name auf dem Dokument erscheint). Sie legen einen Standard-Unterzeichner (★) fest, der bei jedem Angebot änderbar ist.

Wer sieht was

Sensible Informationen wie die Kostensätze bleiben für Mitglieder verborgen, die sie nicht sehen müssen.

In Kanada gehostet

Ihre Daten werden in Kanada gehostet und pro Konto isoliert: kein Unternehmen sieht die Daten eines anderen. bookyoo ist darauf ausgelegt, das Gesetz 25 (Quebec) und PIPEDA einzuhalten, mit einer Nummerierung, die den Anforderungen von Revenu Québec und der CRA entspricht.

Anmeldung ohne Passwort

Sie melden sich mit Google, Microsoft oder einem Magic Link an, der an Ihre E-Mail gesendet wird. Nichts zu erstellen, nichts zu merken, und kein Passwort, das gestohlen werden könnte.

Automatische Sicherungen

Ihre Daten werden täglich gesichert und können bei einem Problem wiederhergestellt werden. Sie müssen sich um nichts kümmern.

Wer sieht was Business

Im Team sieht jede Rolle nur das, was sie betrifft. Die Kostensätze etwa bleiben für Mitglieder verborgen, die sie nicht einsehen müssen.

Wie wählen?

Allein, mit wenigen Kunden? Starter genügt. Sie möchten Zeiterfassung, sicheren Versand und Buchhaltungs-Exporte? Pro. Sie führen ein Team und Löhne? Business.

Website und App zeigen stets die gleichen Preise, in Ihrer Währung. Sie wechseln den Tarif jederzeit nach oben oder unten — ohne Bindung.